برنامه ریزی ماهانه، هفتگی و روزانه برای رسیدن به اهداف میان مدت و کوتاه مدت

برای برنامه ریزی اهداف میان مدت و کوتاه مدت از برنامه ریزی ماهانه شروع می کنیم. دفتری تهیه می کنیم که برای ماه و هفته و روز به طور جداگانه جدول داشته باشد. می توانیم از دفترهای آماده ی برنامه ریزی استفاده کنیم و یا خودمان آن را درست کنیم. (در انتهای مطلب چند نمونه دفتر برنامه ریزی معرفی خواهم کرد.)

برای برنامه ریزی ماهانه نیاز به یک جدول تقویم مانند داریم که روزهای ماه مشخص باشد و یک فضای خیلی کوچک برای یادداشت یک تا دو کلمه کنار هر روز ماه داشته باشد. چند روز قبل از شروع هر ماه، مناسبت ها و برنامه هایی که در آن ماه داریم (روزهای تولد و سالگرد، قرارهای دوستانه و کاری، وقت دکتر) را علامت زده و به طور مختصر آن رویداد را کنار آن روز یادداشت می کنیم.

سپس به سراغ برنامه ریزی هفتگی می رویم. برای این مورد نیاز به جدول هفتگی داریم که روزهای هفته را شامل شود. (بهتر است هفت روز هفته در یک صفحه جلوی دیدمان باشد.)

هر جمعه شب (یا شب قبل از روز شروع آن ماه) رویدادهای آن هفته را از جدول برنامه ماهانه بر می داریم و آن را با جزئیات کامل تر وارد برنامه ی هفتگی خود می کنیم. بدین صورت که لیست کارهای مرتبط با آن رویداد را که در آن روز نیاز به انجام داریم را می نویسیم. به طور مثال در برنامه ریزی ماهانه یک روز از ماه تولد دوستم دعوت هستم. حال در برنامه ریزی هفتگی کارهای مرتبط با آن که در آن روز باید انجام دهم (مثل خرید کردن، آماده شدن برای مهمانی) را می نویسم.

در برنامه ریزی روزانه شب قبل هر روز، همان کارهایی که در برنامه هفتگی نوشته بودم را به صورت خیلی جزئی و دقیق برای آن روز یادداشت میکنم. (جزئیات خرید مثل خرید لباس، کادو و کیک و کارهایی که برای آماده شدن باید انجام دهم مثل رفتن به آرایشگاه)

برای نوشتن لیست کارهای روزانه می توانیم از استراتژی 2+3 و برای اولویت بندی کردن آن ها از ماتریس آیزن هاور استفاده کنیم.

استراتژی 2+3:

• کارهایمان را به دو نوع کار زمان طولانی (بالای یک ساعت) و کار زمان کوتاه (زیر نیم ساعت) تقسیم می کنیم.
• برای هر روز 5 آیتم کاری که 3 کار از نوع زمان طولانی و 2 کار از نوع زمان کوتاه باشد مشخص می کنیم.

کارهایی که زمانشان بین نیم ساعت و یک ساعت است را بنا به میزان سنگینی آن کار به انتخاب خود در یکی از این نوع دسته بندی قرار دهیم.

سعی شود تعداد آیتم ها در روز به 5 عدد محدود شود ولی اگر ضروری به انجام رویدادهای بیشتر در آن روز باشد مشکلی ندارد.

ماتریس آیزن هاور:

• ماتریسی 4 در 4 شامل 4 دسته ی زیر است که کارهای هر روز را به یکی از این 4 بخش تقسیم میکنیم:

1. مهم و فوری: کارهایی که اهمیت بالایی دارند و باید سریعا انجام شوند.
2. مهم و غیر فوری: کارهایی که اهمیت بالایی دارند و در اسرع وقت و زمان مناسب می توانند انجام شوند.
3. غیر مهم و فوری:کارهایی که اهمیت زیادی ندارند ولی باید حتما سریعا انجام شوند. مثل پرداخت قبض
4. غیر مهم و غیر فوری: کارهایی که اهمیت زیادی ندارند و زمان انجام آن ها هم فوریتی ندارد.

• نحوه ی دسته بندی کردن کارها به این 4 دسته به این صورت است که از خود دو پرسش زیر را مطرح کرده و با پاسخ دادن به آن ها دسته ی مناسب هر کار را پیدا می کنیم.

1. آیا انجام این کار به من کمک می کند تا به اهداف بلند مدت یا میان مدت خود برسم؟ در صورت مثبت بودن پاسخ این کار به دسته ی مهم تعلق می گیرد و در صورت منفی بودن پاسخ، وارد دسته ی غیر مهم می شود.

2. آیا باید این کار همین امروز انجام شود؟ در صورت مثبت بودن پاسخ این کار فوری محسوب می شود و در صورت منفی بودن پاسخ، به دسته ی غیر فوری تعلق می گیرد.

سایت هایی که دفتر برنامه ریزی را می توان از آن ها تهیه کرد:

• دفتر برنامه ریزی سال 1399 نشر نوین
• دفترچه مدیریت زمان و برنامه ریزی» - سالانه | سایت بیشتر از یک
• دفتر پلنر رنگی رنگی